Optimize o seu fluxo documental
Convert+share oferece funções que são tão eficazes como fáceis de usar. Acabam com processos de trabalho manuais e otimizam de forma sustentável o seu fluxo documental, por exemplo através da digitalização de documentos em ficheiros .docx ou .xlsx e do envio direto a partir de um equipamento multifuncional para ficheiros Windows, endereços de email, Google Docs, Telekom Cloud, Evernote ou Microsoft SharePoint. Isso poupa-lhe tempo e esforço – e permite-lhe concentrar-se nas tarefas mais importantes.
Sabia? Convert+share é o complemento perfeito para store+find, a solução de gestão documental eletrónica da DEVELOP que acaba com as montanhas de papel.
Descrição
Com convert+share pode simplesmente digitalizar os seus documentos num equipamento multifuncional e receber um PDF pesquisável que lhe permite copiar partes de um texto em qualquer outro documento. Se precisar de editar o texto é só utilizar a função Scan-para-Word ou Scan-para-Excel da aplicação para criar um ficheiro .docx ou .xlsx que pode abrir e editar. Tudo isso poupa-lhe muito tempo.
Convert+share oferece-lhe a possibilidade de digitalizar todos os seus documentos num único passo. Basta colocar uma folha de papel com um código de barra pré-impresso a frente de cada documento. Todos os documentos serão digitalizados de uma só vez e as digitalizações serão separadas de forma automática e enviadas para a pasta indicada – fácil de encontrar, corretamente armazenado e muito mais rápido que a digitalização manual. Mesmo um código de barra com o destino desejado do documento pode ser reconhecido pelo leitor de códigos de barra incorporado e assim minimizar as intervenções manuais.
Até agora, provavelmente, enviava os seus documentos para o seu email, abria a respetiva pasta e guardava-os aí. Agora pode evitar tais passos adicionais porque convert+share permite-lhe digitalizar os documentos diretamente em Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Cloud ou pastas do Windows.
Com a ajuda de OCR por zona, o convert+share acelera a extração de informação como por exemplo o nome ou número de conta do cliente do seu documento digitalizado. Uma caraterística muito interessante para armazenar um documento num sistema de gestão documental eletrónico como store+find. O OCR por zona reconhece automaticamente as zonas predefinidas num documento. Dessa forma já não necessita de introduzir à mão as palavras chave ou condições de indexação, porque a respetiva informação será diretamente anexada ao seu documento – isso torna o arquivo mais fácil e a pesquisa de documentos mais rápida.
A maioria dos sistemas de arquivo eletrónico requer que os documentos sejam guardados como ficheiros PDF/A, mas infelizmente muitos equipamentos multifuncionais não suportam este formato. Mais uma vez, isto não é problema com convert+share que digitaliza os documentos como ficheiros PDF/A de modo a poder guardá-los facilmente no seu sistema de arquivo.
Convert+share oferece-lhe a possibilidade extraordinária de guardar os documentos no seu formato desejado diretamente a partir do seu MFP no próprio software de gestão documental store+find da DEVELOP. Assim pode combinar com facilidade a automação do processo com a gestão documental.
Convert+share é extremamente simples. É fácil de configurar, até mesmo para os que não são especialistas em TI, e não poderia ser mais simples de manusear. Veja por si mesmo!
Benefícios
Captura de documentos
- Os processos documentais começam logo no equipamento multifuncional
- Um hot folder predefinido encaminha automaticamente os documentos que entram para convert+share
Processamento de documentos
- Cria ficheiros PDF pesquisáveis e PDF/A
- Função Scan-para-Word e Scan-para-Excel
- O OCR por zona reconhece o texto dentro das zonas predefinidas do documento
- O leitor de códigos de barra reconhece os valores predefinidos do código de barra para o posterior processamento ou separa vários documentos digitalizados num único processo de digitalização
Transferência de documentos
- Guarda os documentos em Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud e sistema de ficheiros Windows
- Reencaminha os documentos para um servidor de e-mail para envio por e-mail
- Envia os documentos diretamente para o sistema de gestão documental eletrónica store+find da Develop
Gestão de utilizadores
- A limitação de acesso requer o nome de utilizador e a palavra passe do Windows ou Active Directory